Requisitos de los elementos de los manuales de organización, de bienvenida, de políticas y del catálogo de descripciones y perfiles de puestos.

Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la organización  a través de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de la misma. 

Clasificación de los manuales.

Los manuales administrativos reflejan en general la estructura de la empresa u organización  y de acuerdo a su alcance pueden ser:
Manual de Organización.

Manual de Procedimientos.
Manual de Bienvenida
Manual de Políticas.
Manual de Contenido Múltiple.
Manual de Trámites, por mencionar algunos.

Objetivos.
Dependiendo del tipo de Manual, los objetivos pueden ser:

• Presentar una visión en conjunto de la institución.
• Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo.
• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
• Orientar al personal de nuevo ingreso.

En este caso se analizaran los requisitos de los manuales de:
Organización.
Bienvenida.
Políticas.
Catalogo de descripciones y perfiles de puestos.

Manual de Organización.

El manual de organización es un documento normativo que permite conocer la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella, al estar integrado por antecedentes, marco jurídico, atribuciones, funciones y responsabilidades, relaciones de coordinación, organigramas, etc. Además, define concretamente las funciones y atribuciones encomendadas a cada una de las áreas que integran la institución.

Su contenido.

La información que contendrá el Manual de Organización dependerá de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos:

• Portada.
• Indice.
• Presentación.
• Antecedentes de la Dependencia o Entidad.
• Marco Jurídico.
• Atribuciones de la Dependencia.
• Estructura Orgánica.
• Descripción de Puestos.
• Directorio.
• Firmas de Autorización.

Manual de Bienvenida.

Es un documento que se entrega cada vez que se incorpora un nuevo empleado en la empresa, en él se incluyen todas las cosas que el nuevo colaborador debe saber respecto al conjunto de la empresa y a sus funciones.

La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.

Su contenido:

• Bienvenido/a.
• Historia.
• La cultura corporativa de la empresa.
• La organización.
• El primer día en la empresa.
• Anexos.

Manual de Políticas.

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

Su contenido:

• Portada
• Índice
• Hoja de autorización del área
• Política de calidad
• Objetivo(s) del manual
• Bitácora de revisiones y modificaciones a políticas y procedimientos
• Políticas
•  Procedimientos
• Formatos
• Anexos

Manual de Descripciones y Perfiles de Puestos.

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional,

es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.

Su contenido:

• Identificación del Puesto de Trabajo
• Nombre
• Área de desempeño
• Codificación
• Descripción Genérica (objetivo)
• Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
• Diarias o frecuentes
• Semanales
• Quincenales
• Mensuales
• Trimestrales
• Semestrales
• Anuales
• Ocasionales o eventuales
• Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
• Nivel académico
• Habilidades y destrezas
• Conocimientos técnicos y/o específicos